Rediseño de Procesos (Parte I)

En esta primera parte conoceremos un aspecto general sobre lo que son los procesos.

 COMENZANDO POR LO BÁSICO: ¿QUÉ ES UN PROCESO?

Un proceso es un conjunto de actividades enlazadas entre sí, que partiendo de una o más entradas, es transformado y genera un resultado.

Los procesos existieron, existen y existirán. Están presentes en todas las actividades, sean estas del hogar, del trabajo o el estudio. Todo tiene una forma de hacerse, bien o mal, y aunque esté bien hecho siempre es posible hacerlo mejor.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACIÓN

Conjunto de procesos y redes de transacciones, en donde participan colaboradores y competidores directos, indirectos y potenciales. También participa un Estado, que ayuda o estorba según las circunstancias.

En la organización es un error llamar proceso a todo. Existen procesos, subprocesos, actividades y tareas. Existen procesos internos (en las áreas), Macroprocesos (cuando nuestro proceso se da la mano con otros) y Metaprocesos (cuando existe una renovación continua, aprendizaje colectivo y memoria colectiva). A su vez, existen procesos comunes, operativos, de soporte, procesos críticos, explícitos y tácitos. 

REDISEÑO DE PROCESOS VS REINGENIERÍA

Hablar de reingeniería es referirse a hacer cambios drásticos, cambiarlo todo. Prefiero creer en un rediseño de procesos, en donde no se considera que todo debe ser cambiado, sino que existen ciertas piezas en el engranaje que pueden cambiarse para generar mejores resultados. 

El rediseño de procesos no es cambiarlo todo. Es modificar lo que sea necesario. Busca cambiar el clima más que ser solo un paraguas. 

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ENTENDER Y ATENDER LOS PROCESOS?

Tanto en la empresa, como en la vida, buscar cuál es la manera más eficiente de hacer las cosas traerá consigo grandes beneficios. Por un lado puede ser ahorro, por otro lado puede ser más generación de valor, por consiguiente, la obtención de más beneficios.

En las empresas, atender los procesos y tener programas de mejora continua deben estar dentro de su plan anual.

¿QUIÉNES PUEDEN Y DEBEN HACERSE CARGO DEL REDISEÑO DE PROCESOS EN UNA ORGANIZACIÓN?

Cuando hablamos de quiénes pueden, en realidad puede hacerlo todo aquel que sea capaz de ver oportunidades en donde otros sólo ven problemas.

Al referirnos a quienes deben, nos referimos a personas que conozcan o tengan la capacidad de conocer la organización desde diferentes ángulos, que hayan interactuado con diferentes áreas, se hayan desempeñado en distintos escenarios y de preferencia que sean multidisciplinarias.

Las personas a cargo de los procesos deben tener como característica el liderazgo, facilidad de comunicación, entereza y capacidad de ejecución. Inclusive puedo llegar a afirmar que se necesita ser soñador y aterrizado al mismo tiempo.

Quien esté a cargo de los procesos debe hacer labores de diagnóstico, identificación de los problemas en los procesos, ver las opciones de rediseño e implementar los proyectos.

Un punto que es muy importante mencionar es quien esté a cargo de los procesos debe rendir cuentas a la alta gerencia en la organización. Alguien a cargo de los procesos de la compañía necesita todo el respaldo posible y debería reportar a la gerencia general.  Estar dentro de una gerencia de línea pone en riesgo la obtención de buenos resultados. 

Próximamente veremos cómo mejorar los procesos en nuestra organización.

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1.- Rediseño de Procesos (Parte II)

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